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Naturaleza y función de este documento. Este Aviso de Privacidad es la comunicación resumida y de fácil acceso mediante la cual el Grupo VHG informa al Titular sobre el tratamiento de sus datos personales. No sustituye a la Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales (MLD-04), que constituye el documento completo y de obligatoria adopción conforme al artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, y que se encuentra permanentemente disponible en el enlace indicado en el numeral 14 de este Aviso.

CONTENIDO

1. Objeto y naturaleza del Aviso
2. Identificación del Responsable del Tratamiento
3. Ámbito de aplicación y arquitectura de grupo
4. Categorías de datos personales tratados
5. Finalidades del Tratamiento
6. Base del Tratamiento: la autorización
7. Datos sensibles y datos de menores de edad
8. Derechos del Titular
9. Procedimiento y plazos para el ejercicio de derechos
10. Encargados, circulación intragrupo y transferencias internacionales
11. Conservación de la información
12. Seguridad de la información e incidentes
13. Comunicaciones comerciales
14. Acceso a la Política de Tratamiento y régimen de modificaciones
15. Autoridades de control y canales de contacto

1. Objeto y naturaleza del Aviso

La transparencia frente al Titular exige que la información esencial sobre el tratamiento de sus datos sea accesible de forma clara, concisa y previa a la recolección. Este Aviso cumple esa función y remite, para el desarrollo detallado de cada materia, al instrumento MLD-04.

Este Aviso de Privacidad (el "Aviso") informa a toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de Valencia Holding Group ("VHG" o la "Casa Matriz") y de las entidades adheridas al Marco Legal Digital del Grupo VHG (las "Entidades Adherentes" y, conjuntamente, el "Grupo VHG"), acerca de la existencia de las políticas de tratamiento aplicables, la forma de acceder a ellas y las características esenciales del tratamiento.

Se expide en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 —que compiló el Decreto 1377 de 2013— y las demás normas concordantes del ordenamiento colombiano, así como de la normativa de protección de datos aplicable en las demás jurisdicciones donde opera el Grupo VHG.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

La identificación precisa del Responsable no es un formalismo: determina ante quién ejerce el Titular sus derechos y quién responde ante la autoridad de control. Por esa razón se consigna de manera expresa y verificable.

2.1 Responsable del Tratamiento

2.2 Determinación del Responsable en cada caso

Cada Entidad Adherente es Responsable autónomo del Tratamiento respecto de las bases de datos cuyas finalidades y medios determina. La entidad que opera cada plataforma digital, canal o punto de recolección se identifica en el Anexo A — Ficha de Identificación de la Entidad Adherente, publicado y accesible desde cada plataforma y disponible en los canales del numeral 15.

Valencia Holding Group actúa como Casa Matriz y ejerce funciones de gobernanza, coordinación y verificación sobre el Marco, además de ser Responsable respecto de sus propias bases de datos. La adhesión al Marco no genera confusión patrimonial ni responsabilidad solidaria entre las entidades del Grupo, salvo donde la ley la imponga.

3. Ámbito de aplicación y arquitectura de grupo

Este Aviso aplica a los datos personales tratados por VHG y por las Entidades Adherentes —entre ellas Valencia Capital Group (VCG) y Valencia Investment Group (VIG), así como cualquier otra filial, subsidiaria o unidad de negocio que en el futuro se incorpore al Grupo, sea constituida por este o quede bajo su control; listado enunciativo y no taxativo—, con independencia del canal por el cual hayan sido recolectados.

Alcance material. A diferencia de instrumentos de alcance exclusivamente digital, este Aviso y el instrumento MLD-04 cubren la totalidad de las bases de datos del Grupo VHG, sean digitales o físicas, incluyendo las alimentadas por canales presenciales, telefónicos, documentales y contractuales.

Titulares cubiertos. Visitantes y usuarios de plataformas digitales; clientes actuales y potenciales; inversionistas y potenciales inversionistas; contrapartes comerciales; proveedores y contratistas y su personal; candidatos a vinculación laboral; y cualquier persona natural que interactúe con el Grupo VHG.

Prelación normativa. Las normas imperativas de protección de datos de la jurisdicción de residencia del Titular prevalecen sobre este Aviso. Los suplementos jurisdiccionales aplicables constan en el Anexo B.

4. Categorías de datos personales tratados

Según la naturaleza de la relación, el Grupo VHG puede tratar las siguientes categorías de datos:

El Grupo VHG no recolecta deliberadamente datos sensibles, salvo en los supuestos y con las garantías previstas en el numeral 7 y desarrollados en el numeral 5.2 del instrumento MLD-04.

5. Finalidades del Tratamiento

El principio de finalidad exige que el tratamiento obedezca a propósitos legítimos, determinados y comunicados al Titular con anterioridad a la recolección. Las finalidades declaradas por el Grupo VHG son las siguientes:

Gestión del relacionamiento. Atender consultas, solicitudes y comunicaciones; gestionar la relación con clientes, inversionistas, contrapartes, proveedores y contratistas; evaluar oportunidades de negocio y solicitudes de servicio.

Ejecución contractual. Adelantar tratativas precontractuales, celebrar, ejecutar, administrar y liquidar contratos, y ejercer o defender derechos derivados de ellos.

Cumplimiento normativo. Atender obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contables y de reporte; responder requerimientos de autoridades competentes; y adelantar la debida diligencia y el conocimiento de contrapartes en materia de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Gestión de riesgos y seguridad. Prevenir el fraude, proteger la seguridad de la información y de las personas, y garantizar la trazabilidad de las operaciones.

Gobierno corporativo. Elaborar reportes internos, indicadores de gestión y controles, así como coordinar la operación del Grupo.

Mejora de plataformas. Analizar el uso de las plataformas digitales para mejorar su desempeño, estructura y experiencia de usuario.

Comunicaciones institucionales y comerciales. Remitir información institucional, invitaciones, boletines y comunicaciones comerciales, únicamente cuando medie autorización específica del Titular y con sujeción al numeral 13.

Gestión de talento. Adelantar procesos de selección y evaluación de candidatos.

El Grupo VHG no tratará datos personales para finalidades distintas de las aquí declaradas ni incompatibles con ellas. Cualquier finalidad nueva requerirá autorización previa del Titular.

6. Base del Tratamiento: la autorización

Este es el punto en que los estándares internacionales y el ordenamiento colombiano difieren de manera relevante, y su tratamiento imprecisa expone al Responsable a un vicio de licitud. Por ello se precisa expresamente.

6.1 Regla general en Colombia

En Colombia, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. La autorización debe obtenerse por medios que permitan su posterior consulta, y el Responsable tiene el deber de conservar prueba de ella.

Precisión relevante. El ordenamiento colombiano no contempla el "interés legítimo" como base autónoma de licitud del tratamiento. Las únicas hipótesis en que no se requiere autorización son las taxativamente previstas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, a saber: (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) datos de naturaleza pública; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Toda referencia al interés legítimo en documentos del Grupo VHG opera exclusivamente respecto de jurisdicciones cuyo ordenamiento lo reconoce.

6.2 Modo de obtención y prueba

La autorización se obtiene mediante manifestación afirmativa expresa —casilla no premarcada, botón de aceptación, firma física o electrónica, o mecanismo equivalente— con registro de fecha, hora, versión del texto informado y trazas técnicas de la operación. El silencio, la inactividad o el uso continuado de una plataforma no constituyen autorización.

6.3 Revocatoria

El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento, de forma gratuita y por los canales del numeral 15. La revocatoria puede ser total o referirse únicamente a determinadas finalidades. No procede la revocatoria cuando exista un deber legal o contractual que imponga la permanencia del dato en la base de datos, circunstancia que será informada al Titular de manera motivada.

6.4 Otras jurisdicciones

En los Estados Unidos aplican los marcos federales y estatales que correspondan, incluida la Sección 5 de la Federal Trade Commission Act. Si el Grupo llegara a operar en otras jurisdicciones, se emitirá el suplemento correspondiente antes del inicio del tratamiento. Cuando resulte aplicable el Reglamento (UE) 2016/679, se observarán sus bases de licitud propias. El detalle consta en el numeral 21 del instrumento MLD-04.

7. Datos sensibles y datos de menores de edad

7.1 Datos sensibles

Son datos sensibles los que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos de salud, los de la vida sexual y los datos biométricos.

El tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en los supuestos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el Grupo VHG requiera tratarlos, informará al Titular el carácter sensible del dato y la finalidad específica, y obtendrá autorización explícita. El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos.

7.2 Datos de niños, niñas y adolescentes

El Grupo VHG no dirige sus plataformas a menores de edad ni recolecta deliberadamente sus datos. Cuando excepcionalmente resulte necesario tratarlos, el tratamiento se realizará únicamente respecto de datos de naturaleza pública, atendiendo al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales, previa autorización del representante legal y con opinión del menor cuando su madurez lo permita, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, al artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015 y a la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

Si se detecta la recolección inadvertida de datos de un menor, el Grupo VHG procederá a su supresión inmediata.

8. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, al Titular le asisten los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o al Encargado, particularmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley disponga que esta no es requisito.

Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.

Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando la autoridad haya determinado la infracción.

Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes debidamente acreditados, su representante o apoderado, y por quien actúe por estipulación a favor de otro.

9. Procedimiento y plazos para el ejercicio de derechos

Un derecho sin procedimiento ni plazo cierto es de ejercicio ilusorio. El Grupo VHG adopta el procedimiento y los términos legales de manera expresa.

9.1 Canales habilitados

Las solicitudes pueden presentarse por los canales relacionados en el numeral 15, indicando el nombre e identificación del Titular, la descripción precisa de los hechos o de la petición, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.

9.2 Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. (Artículo 14, Ley 1581 de 2012.)

9.3 Reclamos

El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. (Artículo 15, Ley 1581 de 2012.)

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el Grupo VHG no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.

Mientras el reclamo se encuentre en trámite, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

9.4 Requisito de procedibilidad

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado.

9.5 Gratuidad

El ejercicio de estos derechos es gratuito. El Grupo VHG no exigirá pago alguno ni condicionará la atención de la solicitud a contraprestación.

10. Encargados, circulación intragrupo y transferencias internacionales

10.1 Encargados del Tratamiento

El Grupo VHG puede apoyarse en terceros que traten datos personales por su cuenta —proveedores de tecnología, alojamiento, comunicaciones, auditoría, asesoría legal, financiera y de cumplimiento—, quienes actúan como Encargados bajo contrato de transmisión que impone obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado a las instrucciones del Responsable y devolución o supresión al término de la relación, conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

10.2 Circulación intragrupo

Los flujos de datos entre VHG y las Entidades Adherentes se realizan bajo el Contrato Marco de Transmisión de Datos Personales Intragrupo (Anexo F) y se limitan a las finalidades declaradas en el numeral 5. Cuando la entidad receptora determine finalidades propias, el flujo constituye transferencia y requerirá la autorización del Titular.

10.3 Transferencias internacionales

Dada la estructura internacional del Grupo, los datos pueden ser tratados en Colombia y en los Estados Unidos de América, únicos destinos habilitados a la fecha de publicación.

Régimen aplicable y destinos actuales. El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo autorización expresa e inequívoca del Titular o configuración de alguna excepción legal. Conforme a la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Estados Unidos de América figuran entre los países declarados con nivel adecuado de protección. A la fecha de publicación, los únicos destinos de tratamiento del Grupo VHG son Colombia y los Estados Unidos, ambos amparados por ese régimen. Toda transferencia futura hacia un destino no declarado adecuado se realizará únicamente con autorización expresa e inequívoca del Titular, mediante declaración de conformidad ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o al amparo de una de las excepciones del artículo 26, y siempre con cláusulas contractuales que garanticen un nivel de protección equivalente.

El desarrollo completo consta en el numeral 13 del instrumento MLD-04.

11. Conservación de la información

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que motivó su recolección, para atender obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias, y para el ejercicio o defensa de derechos durante los términos de prescripción y caducidad aplicables.

Vencidos dichos términos, los datos serán suprimidos de forma segura o sometidos a procesos de anonimización irreversible. Los criterios y períodos específicos constan en el Anexo D — Registro de Bases de Datos, Finalidades y Retención.

12. Seguridad de la información e incidentes

El Grupo VHG adopta medidas administrativas, técnicas, físicas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo, orientadas a proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, destrucción, alteración, divulgación o uso indebido, conforme al principio de seguridad del literal g) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

En caso de incidente de seguridad que comprometa datos personales, el Grupo VHG activará su protocolo de gestión de incidentes, reportará el evento a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Bases de Datos en los términos y plazos exigidos por la autoridad, y comunicará a los Titulares afectados cuando el incidente entrañe un riesgo para sus derechos.

13. Comunicaciones comerciales

El envío de comunicaciones comerciales o promocionales requiere autorización específica y separada del Titular, distinta de la autorización general para el tratamiento. Dicha autorización puede revocarse en cualquier momento, de forma gratuita, por los canales del numeral 15 o mediante el mecanismo de baja incluido en cada comunicación.

Regla especial para Colombia. El contacto con consumidores se sujeta a la Ley 2300 de 2023: se realizará únicamente por los canales que el consumidor haya autorizado y dentro de los horarios permitidos —lunes a viernes de 7:00 a 19:00 horas y sábados de 8:00 a 15:00 horas, quedando prohibido el contacto en domingos y días festivos—, respetando los límites de frecuencia establecidos y atendiendo de inmediato la solicitud de no ser contactado.

14. Acceso a la Política de Tratamiento y régimen de modificaciones

14.1 Acceso a la Política

La Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales (MLD-04) contiene el desarrollo íntegro de las materias resumidas en este Aviso y se encuentra permanentemente disponible en:

● Sitio web: https://vhg.capital, en el enlace permanente del pie de página. ● Correo electrónico de solicitud: info@vhg.capital ● Copia en soporte físico o electrónico: se remite sin costo a solicitud del Titular por el mismo canal.

14.2 Modificaciones

El Grupo VHG podrá modificar este Aviso y la Política MLD-04. Las modificaciones sustanciales —en particular las que afecten la identificación del Responsable, la finalidad del tratamiento, las categorías de datos o los destinatarios— serán comunicadas al Titular con antelación a su entrada en vigencia por el canal de contacto disponible, y publicadas de forma destacada.

Cuando la modificación implique un cambio en la finalidad del tratamiento, se requerirá nueva autorización del Titular. El silencio del Titular no se entenderá como aceptación.

14.3 Vigencia

Este Aviso rige desde su publicación en https://vhg.capital, en la fecha señalada en el bloque de Control del Documento, y se somete a revisión ordinaria el 1 de enero de cada año, así como a revisión extraordinaria ante cualquier cambio normativo que lo exija. Las bases de datos del Grupo VHG tendrán vigencia mientras subsistan las finalidades declaradas y los términos legales de conservación, conforme al Anexo D.

15. Autoridades de control y canales de contacto

15.1 Canales del Grupo VHG

15.2 Autoridades de control

FIN DEL INSTRUMENTO MLD-02

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